BAB III
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat PT.
Alfa Scorpii Kota Binjai
PT
Alfa Scorpii atau disebut Alfa Scorpii dalam standard guideline ini
telah berkecimpung di dunia bisnis otomotif selama lebih dari 20 tahun sebagai main
dealer sepeda motor brand YAMAHA. Jangkauan servisnya berpusat di
daerah Sumatera bagian utara (untuk saat ini telah memasuki 4 propinsi, yakni:
Sumatera Utara, NAD, Riau Daratan dan Riau Kepulauan). Kesuksesan tentunya
tidak datang begitu saja. Dengan pasukan inti tidak lebih dari 10 orang pada
tahun pertama, Alfa Scorpii kemudian pun mengolah intuisi dan visi dengan
perjuangan dan aksi.
Tepatnya pada tanggal 21 Agustus 1987, Alfa Scorpii mengukuhkan
tekad untuk mengharumkan nama besar YAMAHA yang sempat absen 10 (sepuluh) tahun
dari dunia otomatif Indonesia. 5 (lima) tahun bukan jangka waktu yang pendek
untuk mendirikan fondasi perusahaan ini. Bagaikan filosopi tumbuhan bambu, Alfa
Scorpii membangun akar-akar kuat dengan membangun sistem manajemen yang kokoh.
Fleksibel namun kuat seperti batang-batang bambu yang elastis namun tidak mudah
patah. Kepiawaiannya membangkitkan kembali brand YAMAHA yang sempat
lumpuh di era 80-an menyumbang andil besar dalam market share penjualan
sepeda motor asal Jepang tersebut di skala nasional. Akhirnya setelah
perjuangan panjang, pada awal 2007, YAMAHA berhasil membobol rekor market
sepeda motor di Indonesia.
Seiring dengan prestasi
tersebut, Alfa Scorpii mengukuhkan kebesaran namanya dengan merancang identitas
perusahaan baru yang dirangkumkan dalam standard guideline ini. Fungsi
elemen grafis yang menerapkan filosopi perusahaan ini akan menjadi formula
penggunaan segala corporate design dan branding Alfa Scorpii di
masa mendatang.
Bisa dikatakan identitas perusahaan tidak hanya merupakan
identitas, tapi melambangkan jiwa dari perusahaan tersebut. Adalah sebuah cara
yang strategis untuk menyampaikan pesan perusahaan melalui visual image dari
seperangkat identitas perusahaan. Untuk itu diperlukan kombinasi formula,
kriteria, struktur, dan aturan yang tepat dalam sebuah sistem yang disebut
identitas perusahaan standard guideline. Adapun karakter atau personaliti Alfa Scorpii
yaitu Fast, Smart, Modern, Professional, Friendly, Daring dan Flexible.
Identitas perusahaan adalah seperangkat atribut, aspek, ide, metode, teknik dan
nilai sebuah perusahaan berdasarkan karakter (personaliti), kultur dan visi
dari perusahaan tersebut.
Perangkat ini sangat penting dalam dunia bisnis karena identitas
perusahaan dimanifestasikan dalam sistem branding dan trademark yang
akan membedakan perusahaan tersebut dari kompetitornya. Identitas yang kuat
akan menegaskan brand sehingga lebih dikenal oleh target marketnya.
Biasanya identitas perusahaan ini diterapkan dalam format komunikasi seperti:
logo, letterhead, business card, folder, envelope,
kartu-kartu, presentation template, typography, warna, seragam
dan lain-lain.
3.1.1 Ruang Lingkup Perusahaan
Kegiatan usaha yang dilakukan
perusahaan PT. Alfa Scorpii yaitu :
1.
Penjualan
produk kendaraan sepeda motor Yamaha dengan beberapa tipe motor seperti Yamaha
V-ixion, Jupiter Z, New Vega R, Mio Sporty, New RX-King, Jupiter MX, Scorpio Z
dan sebagainya.
2.
Penjualan
jasa servis sepeda motor. Penjualan jasa servis merupakan salah satu aktivitas
pada perusahaan untuk memberikan pelayanan jasa kepada pelanggannya.
3.
Penjualan
suku cadang atau sparepart merk Yamaha. Selain penjualan sepeda motor
dan pelayanan servis, juga tersedia penjualan suku cadang (sparepart)
resmi dari Yamaha, sehingga keaslian dari suku cadang yang ada dijamin oleh
Yamaha.
3.1.2 Visi dan Misi PT.
Alfa Scorpii
Adapun Visi
dan Misi PT.Alfa Scorpii antara lain :
- Visi PT.Alfa Scorpii
Menjadi
Main Dealer YAMAHA terbesar yang Konsisten, Berkelanjutan dan Pertumbuhan yang
sehat.
- Misi PT.Alfa Scorpii
- Pemikiran yang terbuka.
-
Menciptakan & mengelola Kepercayaan dan Etika yang baik.
-
Selalu terdepan dari kompetitor.
- Mengedepankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan dengan
semua patner bisnis.
3.2
Logo
dan Makna YAMAHA
Gambar
III.1 Logo YAMAHA
Bentuk,makna logo Perusahaaan resmi yang
digunakan adalah sesuai yang tercantum.
Adapun makna dari logo
Yamaha semakin didepan adalah sebagai berikut:
-
Warna Biru melambangkan
warna kebanggaan Yamaha di kancah balap dunia, khususnya Motor GP. Mencerminkan
semangat untuk eksplorasi teknologi otomotif dan mengekspresikan kepercayaan
diri dan pemikiran yang jernih dalam menghadapi tantangan.
-
Warna merah yang
menunjukkan semangat, keberanian, kehangatan dan energi untuk selalu menjadi
yang terdepan. Gradasi warna mencerminkan passion dan excitement saat menjalani
tahap proses untuk mencapai hasil maksimal
-
Arti huruf A dengan
garis merah Affirmation berarti selalu berfikir sebagai pemenang Aspiration
menandakan selalu memiliki cita-cita dan standar kualitas tinggi Action
mengandung pengertian selalu berjuang bersama-sama dengan arah tujuan sama
secara persisten dan focus Achievement menegaskan selalu percaya bahwa kita
bisa mencapai kesuksesan dan melewati rintangan Sementara desain huruf dengan
garis desain yang mengarah ke atas memproyeksikan bahwa keluarga besar Yamaha
selalu bergerak maju. Dengan visi yang searah, berjuang bersama-sama untuk
membangun diri dan Yamaha agar menjadi Semakin di Depan.
3.2.1
Arti Logo Tiga Garpu
Gambar
III.2
Logo Tiga Garpu
Logo yamaha itu berupa Tuning Fork atau yang
bahasa Indonesianya sebut Garpu Talayang
artinya : “Garpu tala adalah alat yang berbentuk seperti garpu bergigi
dua (atau berbentuk huruf Y) dan beresonansi pada frekuensi tertentu bila
dihentakkan pada suatu benda. Garpu tala hanya bergetar pada satu frekuensi,
misalnya nada a' dengan frekuensi 440 Hertz. Karena frekuensi ini tetap, garpu
tala biasanyadigunakan untuk menala alat music lain, seperti gitar dan piano.”
3.2.2
Logo
dan Makna Alfa Scorpii
Gambar III.3 Logo Alfa Scorpii
Alfa Scorpii berasal dari kata Alpha Scorpius
yaitu Bintang yang masuk dalam gagasan rasi bintang Antares yang bersinar
10.000 kali lebih terang dari matahari.
Logo/symbol “Alfha” dikombinasikan dengan symbol
“Scorpion”, dengan konsep tanda panah yang terus menanjak seperti grafik
peningkatan. Logo “the scorpion” terdiri dari 5 garis yang mengarah keatas
dengan ketinggian yang semakin meningkat. Hal ini sesuai filosofil bamboo yang
dalam pertumbuhan awalnya tidak kelihatan secara nyata keatas. Namun, setelah
melewati masa 5 tahu, pertumbuhan cepat, tajam dan jelas.
Lima garis yang menandakan 5 tahun perjuangan
alfa secorpii dalam membangun fondasi yang kokoh untuk memperkenalkan produk
sepeda motor Yamaha di Sumatera. Garis lengkungan yang menghubungkan garis
pertama dan kedua menunjukan tahun pertama dan kedua merupakan tahun tersulit
dalam membangun fondasi Alfa Scorpii. Setiap garis memiliki tingkat ketinggian
yang semakin menungkat.
Batasan dasar (lembah) untuk garis ke 3 dan ke 4
lebih tinggi daripada lembah pada garis 1 dan 2. Hal ini menandakan bisnis Alfa
Scorpii diharapkan tidak akan mengalami penurunan ditahun-tahun berikutnya.
3.3 Struktur
organisasi Cabang Stabat
Dalam
menjalankan roda organisasi dan mempelancar aktivitas kerja PT.Alfa Scorpiipada
umumnya menggunakan struktur organisasi garis dan staff yang menghubungkan tipe
organisasi Fungsional. Yaitu mengambarkan departemen-departemen untuk membantu
pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan, dimana Kepala Pimpian Unit membawahi
bagian – bagiannya. Dengan adanya pembagian Tugas dalam Struktur Organisasi, maka
sasaran akan dapat tercapai sesuai rencana, karena setiap bagian mempunyai
tugas yang saling berhubungan. Struktur Organisasi perusahaan dapat dilihat
pada halan berikut:
Gambar
III.4 Struktur Organisasi
Sumber : PT. Alfa Scorpii KotaBinjai (2015)
3.4 Uraian Tugas dan
Tanggung Jawab
Organisasi yang baik adalah organisasi yang jelas dan teratur
sehingga dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya setiap pemangku jabatan
memiliki gambaran serta batasan tugas dan tanggung jawab. Berikut ini merupakan
pembagian tugas dan tanggung jawab beberapa departemen yang diuraikan sebagai Bertanggung Jawab berikut :
1.
Branch
Manager
Meminpin, Mengelola dan memantau pelaksanaan
operasi cabang yang meliputi penjualan unit, spare part, servis, administrasi,
dan keuangan, serta mengelola pelanggan, Mencapai target yang telah
ditetapkan, Melakukan
pengembangan relasi bisnis yang sudah ada, dan mengembangkan bisnis baru.
2.
SPV
Sales & Unit
Bertanggung jawab untuk delivery kendaraan yang telah dijual
kepada pelanggan, Memantau hasil kerja salesman, dan
menyiapkan suatu petunjuk (guidance) sebagai solusi terhadap masalah yang
sering dihadapi, Melakukan supervisi dan koordinasi
antara salesman dan counter untuk
mencapai target penjualan.
3.
Koordinator
1.
Mengetahui beban orang yang
dibawahnya, apakah overload/underload
atau normal, Mengetahui apa yg dikerjakan orang
yang dibawahnya, Mengetahui
target yg dikerjakan orang yang dibawahnya.
2.
Memastikan bahwa orang yang dibawahnya selalu memiliki pekerjaan sesuai dengan beban kerja mereka masing-masing.
3.
Mencarikan pekerjaan agar orang yang dibawahnya memenuhi pekerjaan mereka.
4.
Memberikan arahan/solusi jika orang dibawahnya mengalami salah arah atau kesulitan.
5.
Bertanggung Jawab atas pekerjaan yang dibawahnya.
6.
Bertanggung Jawab atas penyelesaian pekerjaan orang yang dibawahnya dan pekerjaan itu
sendiri.
4.
Pos Gerbang
Bertanggung
jawab menjaga dan memelihara asset
perusahaan dan menertibkan parkir motor pada saat parkir.
5.
Tim Selesman
a. Bertanggung jawab untuk mencapai
target penjualan yang telah ditetapkan.
b. Memelihara dan melayani pelanggan,
dan mengembangkan bisnis baru pada kesempatan mendatang.
c. Memelihara aktivitas kunjungan
harian termasuk pengisian angket penjualan.
d. Menyediakan pelayanan purna jual
seperti penyelesaian dokumen-dokumen (STNK, BPKB dan lain lain).
-
Deskripsi Pekerjaan
a. Melakukan prospecting, baik melalui
kunjungan langsung ke calon pelanggan atau melalui telepon.
b. Menunjukkan sifat ramah, sopan
santun, dan menarik dalam penawaran dan negosiasi, penutupan penjualan,
penyerahan kendaraan, serta pelayanan purna jual.
6.
PIC Kolektif
Bertanggung
jawab dalam hal penjualan sales, seperti membantu mendapatkan stok sparepart
dan membuat laporan penjualan sales.
7.
PIC Chennel
dan
bertanggung jawab pekerjaan yang dilakukan oles sales, counter sales,
sepertimemotivasi, mengarahkan dan membimbing sales counter sales.
8.
Seles counter
a.
Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang telah
ditetapkan.
b.
Memelihara dan melayani pelanggan, dan mengembangkan bisnis
baru pada kesempatan mendatang.
c.
Memelihara aktivitas kunjungan harian termasuk pengisian
angket penjualan.
d.
Menyediakan pelayanan purna jual seperti penyelesaian
dokumen-dokumen (STNK, BPKB, dll).
9.
Adm. Logistik
Bertanggung
jawab terhadap kegiatan bongkar barang masuk dari cabang yang dibawa oleh supir
luar kota. Tugasnya melakukan proses serah terima dokumen surat jalan masuk
dengan driver luar kota.
10.
PDI Man
Bertanggung
jawab terhadap penyelesaian pekerjaan sesuai work order, berkerja dengan aman
dan memperbaiki sepeda motor.
11.
Driver
Jabatan
tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
a.
Mengirimkan
kendaraan baru kepada konsumen/pembeli atau mengambil kendaraan baru dari
kantor pusat Medan atau bisa dari deler-deler.
b.
Bertanggung jawab
mengantar suku cadang kendaraan.
12.
SPV
Service & Sparepart
Bertanggung jawab Memastikan seluruh kegiatan yang
berkaitan dengan aspek dantelah sesuaidengan standar kebijakan prosedur yang
berlaku serta melakukan kegiatan pengawasan dokumentasi. Mengontrol mengatur
dan mematuhi, batas- batas
hak dan kewajibansebagai pengguna produk itu sendiri.
13.
Service
Advisor
Jabatan
tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
a.
Berhubungan
langsung dengan pelanggan dan menerima pelanggan.
b.
Menganalisa kerusakan
kendaraan.
c.
Mengestimasi waktu
dan biaya perbaikan kendaraan.
d.
Membuat work order (W/O).
e.
Memonitor
perkembangan perbaikan kendaraan.
f.
Menerima work order.
g.
Menginofasikan job progress kendaraan kepala costomer.
h.
Menindaklanjuti
kegiatan setelah perbaikan.
14.
Mekanik
Bertugas
langsung terjun kelapangan ketika
terjadi ketidakpuasan kepada konsumen.
Jabatan
tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
1.
Merawat dan
memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel.
2.
Memberikan kualitas
terbaik dalam melakukan service motor.
3.
Memberikan
penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi pada sepeda
motor konsumen.
15.
SparePart Sales
Petugas
spare part yang bertugas mengantar pesanan toko dalam kota dan menawarkan spare
part tersebut ke toko dalam kota ( sama dengan spare part counter sales).
16.
Service
Counter
Jabatan
tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
a.
Memelihara hubungan dengan pelanggan.
b.
Perjanjian, penerimaan, menuliskan repair order, memonitor
progres pekerjaan, final check, penjelasan saat penerimaan, follow up.
c.
Proses dokumen.
d.
Menjawab pertanyaan customer, menghandle komplain, dan
sebagai konsultan masalah teknis.
e.
Menyimpan file informasi pelanggan.
f.
Melaksanakan aktifitas meningkatkan pelanggan untuk servis
selanjutnya.
g.
Membantu Service Head.
17.
Doorsmer
Bertanggung
jawab membersihkan motor konsumen atau mencuci motor.
18.
SPV
Finance
Bertanggung
jawab mengontrol uang keluar dan masuk, melakukan penagihan dan menangani
masalah perpajakan berserta pembayaran.
19.
Kasir
Jabatan
tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
a.
Melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti-bukti pembayaran
yang telah disetujui.
b.
Menerima pembayaran dan membuat bukti penerimaan atas uang tunai/cek/bilyet
giro dari pelanggan maupun dari pihak ketiga.
c.
Menyetorkan uang tunai/cek/bilyet giro yang diterima paling
lambat keesokan harinya.
d.
Mengambil uang di bank untuk keperluan rutin.
e.
Bertanggung jawab atas keamanan jumlah uang/cek/bilyet giro
yang ada di cabang.
f.
Berdasarkan daftar gaji/upah yang telah disetujui menyerahkan
uang gaji/ upah ke atasannya.
g.
Membuat dan melaporkan buku kas atau bank harian.
20.
Surat Jalan
Mengurus pembuatan STNK dan BPKB, dan pajak kendaraan sesuai
dengan permintaan bagian penjualan.
21.
STNK
& BPKB
Mengurus menyimpan STNK dan BPKB, dan pajak kendaraan sesuai dengan permintaan bagian
penjualan.
22.
GA
Bertanggung
jawab atas pengelolaan serta pengadaan barang& jasa yang mendukung seluruh
aktivitas operasional kantor. Melakukan pemeliharaan fixedasset, office
equipment, aspek pengelolaan gedung dan fasilitas penunjang lainnya.
23.
Kebersihan
Bertanggung
jawab dalam hal bagian gedung utama (showroom,
toilet dan kantor) dan bertanggung jawab pada bagian bengkel.
24.
Keamanan
Bertanggung
jawab menjaga keamanan dan ketertiban diperusahaan juga dilingkungan dan sekitarnya.
25.
Messanger
Bertugas
untuk mengirimkan dokumen, melakukan transaksi, menyampaikan dan menerima
pesanan.
3.5 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode penggumpulan data yang digunakan adalah
sebagai berikut:
a.
Pengamatan (ObservationI), yaitu mengamati secara
langsung terjadinya proses penerimaan Service.
b.
Wawancara (Interview), yaitu memperoleh data dengan
melakukan tanya jawab lanngsung dengan pegawai yang menangani masalah
penerimaan service pada PT. Alfa Scorpii.
c.
Dokumentasi (Documentation), yaitu meneliti dan
memilih dokumen yang berhubungan dengan proses penerimaan Service pada PT. Alfa
Scorpii.
3.6
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Mekanisme sistem yang berjalan pada PT.Alfa Scorpii khususnya pada bagian
Penerimaan service sepeda motor.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada sistem yang sedang berjalan,
terdapat beberapa prosedure pada sistem manual yang sedang berjalan diantaranya
:
1.
Kosumen datang
untuk memperbaiki kendaraannya.
2.
Mekanik melakukan
pengecekan kendaraan setelah dilihat kerusakan maka diketahui barang apa saja
yang diganti. Lalu mekanik lapor ke konsumen.
3.
Kosumen meminta
barang spare part yang akan diganti kepada kasir.
4.
Lalu kasir
mengambil barang yang dibutuhkan secara manual kemudian diberikan kepada
mekanik untuk dipasang.
5.
Peminpin menerima
laporan penjualan spare part dan menerima service pada PT. Alfa Scorpii kota
Binjai.
3.6.1 Flowmap Sistem
yang Sedang Berjalan
Di bawah ini flowmap
sistem informasi yang berjalan pada kegiatan Sistem Informasi penerimaan
service dan penjualan
sparepart motor
pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai adalah sebagai berikut :
Tabel III. 1 Flowmap Sistem Yang Berjalan
DATA PENERIMAAN SERVICE YANG SEDANG BERJALAN
PADA PT. ALFA SCORPII
Khshs Konsumen Mekanik Kasir Pemimpin
|
|
|
3.7 Permasalahan
Sistem pelayanan
pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai sudah berjalan dengan baik, namun masih
terdapat kelemahan-kelemahan yang menyebabkan lambatnya penyajian laporan
pelayanan yang dibutuhkan. Oleh karena itu dibutuhkan adanya suatu pengembangan
sistem yang dapat memberikan solusi atas permasalahan yang ada. Mulai analisa
permasalahan berikut, akan dijabarkan permasalahan-permasalahan apa saja yang
terjadi pada sistem penerimaan service yang telah berjalan.
1.
Tidak diketahui
berapa penjualan stok sparepart setiap hari dan penerimaan service pada PT.
Alfa Scorpii.
2.
Teknologi
pengolahan data yang digunakan pada sistem yang berjalan masih menggunaka
microsoft excel naman masih kurang efektif dan efesien sehingga memperlambat proses
kerja karyawan dan memperlambat dalam pembuatan laporan.
3.8
Alternatif
Pemecahan Masalah
Adapun alternatif pemecah masalah sistem penerimaan
service dan spare part motor pada PT.
Alfa Scorpii kota Binjai yaitu, sistem
yang berjalan perlu dilakukan perubahan dengan membuat sistem informasi dengan
menggunakan bahasa ASP.NET agar mempermudah sistem kerja yang berjalan dan Merancang
sebuah sistem informasi yang tujuannya untuk membuat penyajian informasi yang
berhubungan dengan target penerimaan service dan target penjualan spare part
motor. Memudahkan bagian service dan penjualan dalam melakukan promosi.
0 Response to "Tugas Akhir BAB 3"
Post a Comment